Como validar dados de seguradoras contra o ERP

Comparar dados recebidos de seguradoras com o ERP parece simples até surgirem formatos diferentes, chaves incompletas, arredondamentos, atrasos e eventos que mudam ao longo do tempo. Uma validação confiável precisa explicar quais registros foram relacionados, quais ficaram sem correspondência e onde os valores ou status divergem.

Comece pela pergunta de negócio

Antes de importar um arquivo, defina o que será validado: repasse de comissão, situação de parcela, emissão, cancelamento, endosso ou outro evento. A pergunta determina as chaves, os campos comparados e a tolerância aceitável.

As quatro etapas de um comparativo auditável

1. Padronização. Converta datas, identificadores, valores e códigos para formatos comparáveis sem apagar o dado original.
2. Relacionamento. Associe os registros usando chaves confiáveis e trate duplicidades ou combinações ambíguas.
3. Comparação. Aplique regras para valor, status, data e presença, incluindo tolerâncias documentadas.
4. Evidência. Preserve origem, execução, critérios e diferenças para que outra pessoa consiga revisar o achado.

Resultados que precisam aparecer separados

• Correspondentes e coerentes: registros ligados sem diferença relevante.
• Correspondentes e divergentes: há vínculo, mas um ou mais campos não coincidem.
• Somente na fonte externa: o arquivo trouxe um registro sem correspondência no ERP.
• Somente no ERP: o sistema possui um registro esperado que não apareceu na fonte recebida.
• Ambíguos: mais de um candidato impede uma associação segura e exige análise.

Erros que enfraquecem a conferência

Sobrescrever o arquivo original, ajustar valores manualmente sem trilha, usar apenas uma chave frágil e descartar registros não relacionados são atalhos que tornam a conferência difícil de reproduzir. O comparativo precisa permitir que a equipe volte à fonte e entenda cada decisão.

Da planilha ao processo recorrente

Quando o mesmo comparativo se repete, transforme-o em uma análise agendada. Mantenha a versão da regra, a data da fonte, o universo recebido e a evolução dos achados entre rodadas.

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Perguntas frequentes

Quais chaves usar para comparar dados da seguradora e do ERP?

A combinação depende do processo. Identificadores de apólice, endosso, parcela, segurado, produto e competência podem ser usados em conjunto. Evite depender de uma única chave sem validar unicidade e qualidade.

Como tratar diferenças de centavos?

Defina tolerâncias explícitas por regra e documente o motivo. A tolerância não deve ser aplicada de forma genérica a diferenças que podem indicar outro tipo de problema.

O que fazer com registros sem correspondência?

Separe os casos que existem apenas na fonte externa, apenas no ERP e os ambíguos. Cada grupo representa uma investigação diferente.